Pengawasan Persediaan dan Perencanaan Produksi (PPIC)

Bagian Production Planning and Inventory Control (PPIC) menjadi penghubung antara bagian pemasaran, gudang, dan bagian produksi. PPIC menerjemahkan kebutuhan pengadaan barang ke dalam bentuk rencana produksi, pengadaan bahan baku, dan bahan kemas dengan mengacu pada efisiensi biaya produksi. Bagian PPIC dimana juga bertanggung jawab dalam menetapkan kapasitas alat dan mengendalikan  persediaan bahan baku.

          Berikut adalah tugas dan peran dari Pengawasan Persediaan dan Perencanaan Produksi, yaitu:

1.    Menetapkan Perencanaan Produksi

Dalam merencanakan produksi, bagian PPIC mendapat permintaan produksi dari bagian pemasaran. Mula-mula bagian manajemen pemasaran dan penjualan melakukan pengkajian permintaan produk dengan melihat hasil penjualan sebelumnya dan membuat rencana penjualan ke depan termasuk untuk produk baru. Dari hasil pengkajian permintaan produk tersebut, bagian manajemen pemasaran dan penjualan membuat Proposal Perkiraan Permintaan atau PDS (Proposal Demand Statement) untuk diajukan ke bagian PPIC. Bagian PPIC memeriksa material yang tersedia, kapasitas kerja dari mesin, personel yang tersedia dan membuat pengkajian pasokan produk. Hasil pengkajian pasokan produk diserahkan ke bagian keuangan dan pemasaran untuk dilakukan rekonsiliasi keuangan sehingga dapat diperkirakan jumlah penjualan sesuai target atau belum dalam pemenuhan penjualan. Setelah itu dilakukan pertemuan untuk membahas Rencana Penjualan dan Operasional untuk menilai apakah target produksi dapat tercapai atau tidak berdasarkan penjualan, persediaan dan perhitungan untung-rugi dari rekonsiliasi keuangan.

Bagian PPIC akan menyusun Jadwal Induk Kedatangan Barang (Master Arrival Schedule/MAS) yaitu rencana ketersediaan barang setiap bulan. Bagian PPIC kemudian menyusun Jadwal Induk Produksi (Master Production Schedule/MPS) untuk jangka waktu satu tahun, enam bulan, tiga bulan, satu bulan dan dirinci kembali menjadi jadwal produksi mingguan. Jadwal harian produksi dibuat sendiri oleh bagian produksi sesuai dengan tahapan-tahapan proses dengan mempertimbangkan waktu tunggu masing-masing proses. Hal yang dipertimbangkan dalam penyusunan MPS, antara lain keseimbangan persediaan, persediaan pengaman dan proses produksi yang sedang berjalan di area produksi.

Bagian PPIC berdasarkan data MPS akan mendukung kegiatan produksi dengan membuat dokumen pesanan yang mewakili satu bets produksi. Dokumen pesanan memuat alat apa yang digunakan dan berapa lama, untuk kapasitas berapa, data bahan baku yang digunakan dan pelabelan. Bagian produksi kemudian melengkapi dokumen pesanan dengan dokumen catatan pengolahan bets dan catatan pengemasan induk untuk kemudian dijadikan SOP untuk kegiatan produksi.

2.    Membuat Perencanaan Bahan dan Kapasitas

Berdasarkan data MPS, bagian PPIC akan membuat Rencana Kebutuhan Bahan Baku (Master Resource Planning/MRP), Rencana Perkiraan Kasar Kapasitas Produksi (RCCP) dan Rencana Kebutuhan Kapasitas Produksi (Capacity Resource Planning/CRP). MRP berisi perencanaan kebutuhan bahan baku untuk rencana produksi yang tercantum dalam MPS, RCCP dan CRP merupakan kegiatan untuk menilai apakah kapasitas yang tersedia dari mesin, alat atau fasilitas (area kerja) dapat mendukung kegiatan produksi. RCCP tidak menilai semua area kerja, tetapi hanya melihat area kerja yang paling kritis. Jika area kerja yang paling kritis mampu berjalan (100%) maka area kerja yang lain dinilai dapat berjalan.

Area kerja adalah jika terdapat tiga alat/mesin dalam satu ruangan dan proses produksi tersebut memerlukan ketiga mesin tersebut maka jika satu mesin digunakan untuk pengolahan, dua mesin lainnya tidak boleh digunakan untuk pengolahan produk apapun selain produk tersebut (kapasitasnya sudah dihitung sebagai satu area kerja). Tetapi jika mesin berbeda ruangan, masih memungkinkan digunakan untuk pengolahan produk lain dan tidak dianggap sebagai satu area kerja. Jika persediaan bahan baku tidak dapat memenuhi kebutuhan untuk produksi yang direncanakan, bagian PPIC akan mengajukan Permintaan Pembelian (Purchase Request/PR) kepada bagian pembelian untuk dilakukan pemesanan bahan baku.

3.    Mengendalikan Persediaan

Kegiatan pengendalian persediaan dilakukan dengan sistem komputerisasi, antara lain menentukan jumlah persediaan, mengatur dan mengawasi pengadaan bahan-bahan yang diperlukan selama proses produksi; mengawasi dan memeriksa ketersediaan bahan baku; mengatur jadwal pemesanan kembali bahan baku, yaitu jumlah yang dipesan untuk tiga bulan ke depan.

Persediaan pengaman untuk mengantisipasi peningkatan jumlah permintaan atau pemesanan yang datang terlambat. Persediaan pengaman produk jadi biasanya disediakan untuk kebutuhan sepuluh hari. Untuk kebutuhan ekspor tidak disediakan persediaan pengaman karena sistem produksinya dibuat berdasarkan pesanan dengan waktu tunggu pemesanan tiga bulan, sedangkan untuk kebutuhan lokal sistem produksinya dibuat berdasarkan persediaan sehingga disediakan persediaan pengaman.

1.